Gästemappe, Menühalter, Rechnungsmappe:
Formate und Einlagen
Eine Gästemappe mit dreißig Seiten liest niemand, eine mit drei Seiten jeder. Dieser Ratgeber beschreibt die Mappen der Linie mit ihren Maßen, welche Blätter hineingehören und in welchem Format, wie das Housekeeping die Einlagen tauscht und was auf dem Schreibtisch liegen bleibt, wenn der Gast gegangen ist.
Gästemappe, Menühalter, Rechnungsmappe
Jede Mappe hat eine Aufgabe. Wer sie mischt, bekommt eine Mappe, die niemand aufschlägt.
Gästemappe
- Das Haus in drei bis fünf Blättern
- Einlagen im Format A4
- Liegt auf dem Schreibtisch, geschlossen
- 30 je Karton
Menühalter
- Zimmerservice, Frühstück, Spa-Karte
- Ein Blatt A4, beidseitig
- Steht oder liegt neben der Gästemappe
- 80 je Karton
Rechnungsmappe
- Abrechnung, Beleg, Kartenzahlung
- Ein Beleg, ein Stift
- Gehört zum Service, nicht ins Zimmer
- 200 je Karton
Drei bis fünf Blätter, nicht dreißig
Die Gästemappe ist kein Archiv. Sie beantwortet die Fragen der ersten Stunde und verweist für alles Weitere auf Rezeption und Bildschirm.
Blatt 1: Willkommen und Kontakt
Ein Gruß, die Durchwahlen von Rezeption, Zimmerservice und Housekeeping, die Zeiten von Frühstück und Auschecken. Eine Seite, große Schrift, in den Sprachen des Hauses. Das Blatt, das jeder Gast aufschlägt.
Blatt 2: WLAN und Technik
Netzname und Zugang, die Bedienung von Fernseher, Klimaanlage und Safe in je zwei Sätzen. Das Blatt, das am häufigsten getauscht wird, deshalb steht es auf einer eigenen Seite und nicht auf dem Gruß.
Blatt 3 bis 5: Haus und Umgebung
Spa und Pool mit Zeiten, Restaurant und Bar, der Weg zum Bahnhof. Was sich saisonal ändert, gehört in den Menühalter oder auf den Bildschirm, nicht in die Mappe. Prospekte liegen im Prospekthalter mit 35 cm, nicht in der Gästemappe.
| Blatt | Inhalt | Format | Tausch |
|---|---|---|---|
| 1 | Gruß, Durchwahlen, Zeiten | A4, eine Seite | bei Änderung |
| 2 | WLAN, Fernseher, Klimaanlage, Safe | A4, eine Seite | häufig, eigenes Blatt |
| 3 | Spa, Pool, Fitness mit Zeiten | A4 | saisonal |
| 4 | Restaurant, Bar, Zimmerservice | A4, Verweis auf den Menühalter | saisonal |
| 5 | Umgebung, Anfahrt, Notruf | A4 | selten |
Der Menühalter: Ein Blatt A4, beidseitig bedruckt, mit der Karte des Zimmerservice und dem Frühstück. Er wird getauscht, wenn die Karte wechselt, und die Gästemappe bleibt, wie sie ist. So bleibt die Mappe drei Jahre gleich, obwohl die Karte viermal im Jahr wechselt.
Wie die Blätter getauscht werden
Die Mappe bleibt im Zimmer, die Blätter wechseln. Drei Regeln, damit der Tausch in einer Minute erledigt ist.
Ein Blatt, eine Hülle
Jedes Blatt in einer Klarsichthülle, die Hüllen in der Mappe. Getauscht wird das Blatt, nicht die Hülle. Fingerabdrücke und Kaffeeflecken bleiben auf der Hülle, die das Housekeeping abwischt, nicht auf dem Papier.
Ein Datum unten rechts
Jedes Blatt trägt unten rechts klein das Datum des Drucks. So sieht die Hausdame beim Zimmerdurchgang, welche Mappe ein altes Blatt trägt, ohne sie zu lesen.
Ein Stapel im Office
Von jedem Blatt liegt ein Stapel im Office der Etage, geordnet nach Blattnummer. Der Tausch geht dann Zimmer für Zimmer am selben Tag, und kein Zimmer hat das alte WLAN-Blatt, während das neue schon in der Mappe nebenan liegt.
| Mappe | Einlage | Wer tauscht | Wann |
|---|---|---|---|
| Gästemappe | 3 bis 5 Blätter A4 in Hüllen | Housekeeping, nach Vorgabe der Rezeption | bei Änderung, mindestens einmal im Jahr |
| Menühalter | 1 Blatt A4 beidseitig | Housekeeping | bei Kartenwechsel |
| Rechnungsmappe | Beleg und Stift | Service | je Rechnung |
| TV-Fernbedienungsmappe | Senderliste im Sichtfenster | Technik | bei Senderwechsel |
| Schreibmappe | Briefbogen, Kuvert, Stift | Housekeeping | nach Gebrauch |
Was liegen bleibt
Nach dem Auschecken bleiben Gästemappe und Menühalter im Zimmer, geschlossen und abgewischt. Die Schreibmappe wird mit Briefbogen und Kuvert aufgefüllt. Die Rechnungsmappe geht mit dem Service zurück an die Rezeption, sie gehört nicht zur Zimmerausstattung.
Alle Mappen mit Bild, Maß und Stück je Karton stehen auf der Seite Premium-Zubehör aus PU-Leder.
Häufige Fragen zu den Mappen
Was Rezeption und Hausdamen zu Gästemappe und Menühalter fragen.
Die Mappen mit Ihren Blättern sehen?
Nennen Sie uns Zimmerzahl und Sprachen, Sie bekommen einen Vorschlag für die Einlagen und ein Muster der Gästemappe.
