Calcolare il fabbisogno di pantofole per hotel:
per camera e per mese

Come calcolare il vostro fabbisogno

L'errore più frequente nella pianificazione del fabbisogno di pantofole per hotel sta nella grandezza di riferimento. Chi calcola con i pernottamenti arriva a numeri troppo alti, perché un ospite riceve le sue pantofole una volta, non ogni sera. La grandezza di riferimento giusta è il cambio di ospite, cioè l'arrivo. Da questa distinzione segue tutto il calcolo, e spiega anche perché due strutture con lo stesso numero di camere possono avere consumi del tutto diversi.

La base: due paia per camera

Il punto di partenza di ogni calcolo è l'occupazione. Poiché nella maggior parte delle strutture la camera doppia è la regola, si pianificano due paia di pantofole per camera e occupazione. Una struttura con 100 camere dota quindi un'occupazione completa di circa 200 paia. Questo valore è volutamente generico: le occupazioni singole consumano meno, letti aggiunti e camere familiari di più; in media si compensa nel corso del mese.

Se la vostra struttura si discosta molto da questo schema, correggete il fattore. Le strutture business con alta quota di occupazione singola sono più realistiche con 1,5 paia per camera, gli hotel per vacanze e famiglie stanno piuttosto a 2,5. Il calcolo però non diventa automaticamente più preciso, perché occupazione e cambio di ospite influenzano il risultato molto più del fattore di occupazione.

La formula pratica

Il fabbisogno mensile risulta da quattro valori:

Camere × 2 paia × occupazione × cambi di ospite al mese = fabbisogno mensile

Il numero di camere è quello delle camere della struttura, non dei letti. Le due paia sono lo standard per camera con occupazione doppia. L'occupazione è il vostro tasso medio come valore decimale, 70 % corrisponde quindi a 0,7. E il cambio di ospite indica quante volte in media arrivano nuovi ospiti per camera, cosa che dipende direttamente dalla durata del soggiorno.

Determinare bene il cambio di ospite

Il cambio di ospite è il valore che nella pratica viene stimato più spesso, anche se si può ricavare esattamente dal PMS. Dividete i giorni del mese per la durata media del soggiorno e lo avete. Con cinque notti per soggiorno 30 giorni danno sei cambi, con due notti sono quindici. Proprio qui sta la grande leva: un hotel di città con due notti di soggiorno medio consuma, a parità di camere e occupazione, più del doppio di un hotel per vacanze con cinque notti.

Chi non ha un valore affidabile a portata di mano dovrebbe stimare piuttosto per eccesso. Un cambio di ospite fissato troppo basso porta dritto alla carenza, mentre uno troppo alto immobilizza solo un po' di capitale che il mese seguente viene comunque consumato.

Cosa influenza il fabbisogno

Il calcolatore fornisce un valore di partenza affidabile per la dotazione delle camere. Nella pratica tre fattori lo spostano verso l'alto, un quarto non influenza la quantità ma la scelta del materiale. Chi include tutti e quattro nella pianificazione deve correggere le scorte meno spesso in seguito.

Durata del soggiorno e stagione

Soggiorni più brevi significano più cambi e quindi consumo maggiore, a parità di occupazione e di camere. È il singolo fattore più importante in assoluto, perché entra direttamente nella formula. Se il vostro mix di ospiti cambia, per esempio con più viaggi brevi o una nuova attività congressuale, il fabbisogno di pantofole cambia subito con lui, senza che l'occupazione salga.

La stagione agisce diversamente, cioè sulla distribuzione nell'anno. Gli hotel per vacanze ed estivi oscillano molto, a volte tra piena occupazione e chiusura. Per queste strutture la media annua è poco utile come grandezza di pianificazione. Ha più senso un calcolo per periodo stagionale, cioè uno per l'alta e uno per la bassa stagione, con quantità d'ordine di conseguenza diverse. Chi ordina invece la media annua ha troppo poco d'estate e troppo d'inverno.

L'area wellness come secondo flusso di consumo

Un'area spa, piscina o sauna genera un fabbisogno aggiuntivo che non si può rappresentare con l'occupazione delle camere. Qui non conta l'arrivo ma l'uso, che può avvenire più volte per ospite durante il soggiorno. Si aggiungono gli ospiti giornalieri, se l'area è accessibile dall'esterno. Pianificate quindi questo consumo come posizione a sé, di solito con modelli aperti pronti nello spogliatoio o all'ingresso.

Come valore di partenza va bene il numero stimato di utilizzi della spa al mese, integrato da un margine per gli ospiti che prendono un secondo paio perché il primo è umido. Dopo due o tre mesi avete un valore empirico affidabile e potete fissare la quantità. Tenete questa posizione separata dal fabbisogno delle camere, altrimenti il valore misto nasconde dove nasce davvero il consumo.

Riutilizzo da parte dell'ospite

Dal punto di vista dell'igiene le pantofole per hotel sono prodotti monouso, cioè pensate per il primo ospite. La stessa persona può poi usarle senza problemi per diversi mesi, per questo molti ospiti le portano con sé. Per il calcolo del fabbisogno non cambia nulla, perché il paio è consumato appena viene consegnato. Per la scelta del materiale cambia molto: un modello abbastanza buono da essere portato via porta il vostro logo oltre il soggiorno, senza costi aggiuntivi.

Questa riflessione vale soprattutto per la domanda se il materiale di livello superiore sia sostenibile nel budget. Il sovrapprezzo compra non solo comfort in camera, ma anche visibilità dopo. Con un volume annuo a cinque cifre è un effetto pubblicitario che nessun altro articolo di dotazione di questo ordine di grandezza può ottenere.

Definire riserva e scorta minima

Il calcolatore include già una riserva del 10 per cento. In aggiunta stabilite una soglia fissa di scorta minima alla quale riordinare. Questa soglia dovrebbe coprire almeno il tempo di consegna, sensatamente con un margine nel caso la consegna ritardi o l'occupazione salga inaspettatamente. Con percorsi di consegna brevi, per esempio con i modelli Made in EU, la scorta di sicurezza necessaria è molto più piccola che con merce dal lungo viaggio via mare.

Due punti in più appartengono alla pianificazione. Primo, il tempo di anticipo per le pantofole personalizzate, più lungo rispetto alla merce standard per via della nobilitazione, che sposta di conseguenza la scorta minima verso l'alto. Secondo, la ripartizione sulle classi di taglia: il fabbisogno totale non dice ancora quanto debba essere unisex, taglia uomo o taglia bambino. Questa ripartizione la ricavate dal vostro profilo di ospiti, non dalla formula.