Pochette d'accueil, porte-menu, porte-addition :
formats et inserts
Une pochette d'accueil de trente pages, personne ne la lit ; une de trois pages, tout le monde. Ce guide décrit les pochettes de la ligne avec leurs tailles, quelles feuilles y vont et dans quel format, comment le service des étages change les inserts et ce qui reste sur le bureau une fois le client parti.
Pochette d'accueil, porte-menu, porte-addition
Chaque pochette a une tâche. Qui les mélange obtient une pochette que personne n'ouvre.
Pochette d'accueil
- La maison en trois à cinq feuilles
- Inserts au format A4
- Posée sur le bureau, fermée
- 30 par carton
Porte-menu
- Service en chambre, petit-déjeuner, carte du spa
- Une feuille A4 recto verso
- Debout ou à plat près de la pochette d'accueil
- 80 par carton
Porte-addition
- Note, ticket, paiement par carte
- Un ticket, un stylo
- Appartient au service, pas à la chambre
- 200 par carton
Trois à cinq feuilles, pas trente
La pochette d'accueil n'est pas une archive. Elle répond aux questions de la première heure et renvoie à la réception et à l'écran pour tout le reste.
Feuille 1 : bienvenue et contact
Un mot d'accueil, les postes de la réception, du service en chambre et du service des étages, les horaires du petit-déjeuner et du départ. Une page, grands caractères, dans les langues de la maison. La feuille que chaque client ouvre.
Feuille 2 : Wi-Fi et technique
Nom du réseau et accès, l'usage du téléviseur, de la climatisation et du coffre en deux phrases chacun. La feuille la plus souvent changée, c'est pourquoi elle est sur une page à part et non sur le mot d'accueil.
Feuilles 3 à 5 : maison et environs
Spa et piscine avec horaires, restaurant et bar, le chemin vers la gare. Ce qui change avec la saison va dans le porte-menu ou sur l'écran, pas dans la pochette. Les brochures vont dans le porte-brochures de 35 cm, pas dans la pochette d'accueil.
| Feuille | Contenu | Format | Changement |
|---|---|---|---|
| 1 | accueil, postes, horaires | A4, une page | à chaque modification |
| 2 | Wi-Fi, téléviseur, climatisation, coffre | A4, une page | souvent, feuille à part |
| 3 | spa, piscine, fitness avec horaires | A4 | saisonnier |
| 4 | restaurant, bar, service en chambre | A4, renvoi au porte-menu | saisonnier |
| 5 | environs, accès, urgences | A4 | rarement |
Le porte-menu : Une feuille A4 imprimée recto verso, avec la carte du service en chambre et le petit-déjeuner. Elle est changée quand la carte change, et la pochette d'accueil reste telle quelle. Ainsi la pochette reste la même pendant trois ans alors que la carte change quatre fois par an.
Comment les feuilles sont changées
La pochette reste dans la chambre, les feuilles changent. Trois règles pour que le changement soit fait en une minute.
Une feuille, une pochette transparente
Chaque feuille dans une pochette transparente, les pochettes dans le classeur. On change la feuille, pas la pochette transparente. Traces de doigts et taches de café restent sur le plastique, que le service des étages essuie, pas sur le papier.
Une date en bas à droite
Chaque feuille porte en bas à droite, en petit, la date d'impression. Ainsi la gouvernante voit lors de sa tournée quelle pochette porte une vieille feuille, sans la lire.
Une pile à l'office
De chaque feuille, une pile se trouve à l'office de l'étage, classée par numéro de feuille. Le changement se fait alors chambre par chambre le même jour, et aucune chambre n'a l'ancienne feuille Wi-Fi tandis que la nouvelle est déjà dans la pochette d'à côté.
| Pochette | Insert | Qui change | Quand |
|---|---|---|---|
| Pochette d'accueil | 3 à 5 feuilles A4 sous plastique | service des étages, selon la réception | à chaque modification, au moins une fois par an |
| Porte-menu | 1 feuille A4 recto verso | service des étages | à chaque changement de carte |
| Porte-addition | ticket et stylo | service | à chaque note |
| Étui de télécommande TV | liste des chaînes dans la fenêtre | technique | à chaque changement de chaînes |
| Écritoire | papier à en-tête, enveloppe, stylo | service des étages | après usage |
Ce qui reste
Après le départ, pochette d'accueil et porte-menu restent dans la chambre, fermés et essuyés. L'écritoire est regarnie de papier à en-tête et d'enveloppes. Le porte-addition repart avec le service à la réception, il ne fait pas partie de l'équipement de la chambre.
Toutes les pochettes avec photo, taille et pièces par carton sont sur la page Accessoires premium en cuir PU.
Questions fréquentes sur les pochettes
Ce que réception et gouvernantes demandent sur la pochette d'accueil et le porte-menu.
Voir les pochettes avec vos feuilles ?
Indiquez-nous le nombre de chambres et les langues, vous recevez une proposition pour les inserts et un échantillon de la pochette d'accueil.
